ในช่วงเวลาที่ผ่อนคลายมาตรการโควิด-19 จนถึงขั้นอนุญาตให้ถอดหน้ากากอนามัยได้แล้วนั้น ก็เป็นช่วงเวลาที่งานนิทรรศการ งานสัมมนา งานอิเวนต์ต่าง ๆ ที่เดิมจัดกันอย่างเว้นระยะห่าง และอั้นมาตลอดช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา ได้ฤกษ์จัดกันอย่างเต็มรูปแบบเสียที แน่นอนว่าการหาสถานที่ที่เหมาะสม มีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน เดินทางไปมาสะดวก ยังคงเป็นเรื่องหลักของการหาสถานที่จัดงานอบรม สัมมนา หรืออิเวนต์เสมอมา และห้องประชุมโรงแรมมักเป็นหนึ่งในตัวเลือกที่น่าสนใจ ยิ่งได้วิวสวยริมแม่น้ำเจ้าพระยา ยิ่งช่วยเพิ่มบรรยากาศที่ดีแบบไม่เป็นสองรองใคร ช่วยส่งให้งานสัมมนานั้น ๆ ดูมีระดับมากยิ่งขึ้น

เราลองมาดูเช็กลิสต์สำคัญของการเลือกสถานที่จัดอบรม หรือจัดงานสัมมนา กันว่าควรมีอะไรบ้าง เพื่อรองรับให้งานนั้น ๆ ประสบความสำเร็จกันบ้าง 

ห้องประชุมหลากหลายขนาด
เพราะหลายครั้งการประชุม หรืออบรม สัมมนา เมื่อมีการจัดพิธีเปิดเรียบร้อยแล้ว มักมีการแบ่งแยกย่อยเป็นหลายกลุ่ม ดังนั้นเมื่อจัดพิธีเปิดงานที่ห้องประชุมใหญ่แล้ว ก็ควรจะมีห้องประชุมย่อยสำหรับโฟกัสกรุ๊ป โดยห้องประชุมโรงแรมควรมีโต๊ะเก้าอี้ครบในแต่ละห้อง โดยไม่ต้องเสียเวลาเคลื่อนย้ายจากห้องหนึ่งไปอีกห้องหนึ่ง 

สิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน
ส่วนใหญ่การจัดอบรม สัมมนา หรืออิเวนต์ ต้องมีพิธีเปิดเสมอ เพื่อเป็นการอธิบายจุดประสงค์ของการประชุมครั้งนั้น ๆ ดังนั้นห้องประชุมโรงแรมจึงควรมีเวทีใหญ่ พื้นที่สำหรับจัดวางแบ็กดรอปหรือแขวนป้ายด้านหลัง ดอกไม้ตกแต่ง ระบบไฟฟอลโลว์ ระบบเครื่องเสียง ไมโครโฟน ระบบเสียงพูดสาธารณะ (PA) ระบบฉายภาพยนตร์ LCD & Projector ไวท์บอร์ดพร้อมปากกามาร์กเกอร์ ฟลิปชาร์ต กระดาษ ปากกา อินเทอร์เน็ตไร้สายฟรี โต๊ะเก้าอี้ครบชุด ทั้งแบบธรรมดาและแบบ VIP โดยเฉพาะโต๊ะเก้าอี้สำหรับการอบรมสัมมนาที่ควรมีแบบเคลื่อนที่ได้สำรองไว้ด้วย เพื่อรองรับการปรับเปลี่ยนรูปแบบการจัดวางเก้าอี้สำหรับทำกิจกรรมต่าง ๆ และถ้าจะให้ดียิ่งขึ้นคือ มีบริการที่สามารถให้ทีมงานเข้าดำเนินการติดตั้งนิทรรศการ ตกแต่ง หรือซ้อมกิจกรรมรันทรูได้ก่อนเวลา 

ห้องรับประทานอาหารเลิศรส หลากสไตล์
นอกจากน้ำดื่มและอาหารว่างที่ควรเสิร์ฟก่อนเริ่มการประชุมและระหว่างพักเบรกสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนแล้ว ห้องประชุมโรงแรมควรมีส่วนห้องจัดเลี้ยงโดยเฉพาะสำหรับมื้อเที่ยง โดยควรมีให้เลือกหลากสไตล์ หลายเมนู เพราะเดี๋ยวนี้รูปแบบการรับประทานของแต่ละปัจเจกบุคคลมีความหลากหลายมากขึ้น เช่น วีแกน ฮาราล เจ หรือผู้ที่แพ้อาหารทะเล เป็นต้น 

บรรยากาศภายในโรงแรมน่าประทับใจ
บรรยากาศภายในโรงแรมเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้ผู้เข้าร่วมอบรมสัมมนาเกิดความประทับใจ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบการตกแต่งที่ดูโมเดิร์น ทันสมัย หรือจะเน้นแนวคลาสสิก หรือมีจุดแลนด์มาร์กที่น่าตื่นตาตื่นใจ เช่น อยู่ริมแม่น้ำเจ้าพระยาจนสามารถเห็นโค้งน้ำแบบพานอรามา แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือ ความสะอาดสะอ้าน เป็นระเบียบเรียบร้อย และบริการที่ดีจากพนักงานโรงแรมทุกคน 

เดินทางสะดวกง่ายดาย
เรียกว่าเป็นมุดหมายสำคัญของสถานที่จัดงานเลยก็ว่าได้ หากห้องประชุมโรงแรมนั้นสามารถเดินทางเข้าถึงได้ง่าย มีที่จอดรถรับรองเพียงพอเป็น 300-400 คัน ย่อมสร้างความอุ่นใจและหมดห่วงในเรื่องการเดินทางไปได้เลย 

เหล่านี้เป็นเพียงเช็กลิสต์คร่าว ๆ ของการเลือกสถานที่จัดงานอบรม สัมมนา หรืออิเวนต์ เพื่อให้งานประสบความสำเร็จและสร้างความประทับใจให้แก่ผู้เข้าร่วมกิจกรรมทุกคน